با پیدایش اینترنت راه‌اندازی کسب و کار خانگی و جدید برای کارآفرینان نوپا ساده‌تر و
جذاب‌تر از هر زمانی شده است. به علاوه، اینترنت با ایجاد امکان دورکاری برای
کارمندان به همان میزان تأثیری انقلابی داشته است. اما اگر بتوانیم از قدرت
اینترنت برای بهره‌گیری از هر دوی این فرصت‌ها استفاده کنیم چه؟
استفاده از خدمات دفتر مجازی «دفتر شما» روشی خلاقانه برای کسب
و کار خانگی شماست که به کارکنانتان اجازه می‌دهد وقت و انرژی خود را به
جای اتلاف در مسیر خانه به محل کار و برعکس بر کار متمرکز کنند. راه‌اندازی دفتر مجازی همچنین در صرفه‌جویی، افزایش سود و توسعه
کسب و کار خانگی تان به شما کمک می‌کند.
۱٫ پیدا
کردن سیستم تلفن مناسب. سیستم تلفن شما باید قادر به اتصال و پشتیبانی از تمامی
موقعیت‌های شما و کارکنانتان باشد تا تصویری یکپارچه به کسب و کار خانگی
تان بدهد. شما میتوانید با خریداری چند خط تلفن مجازی از «دفتر شما» که با پیش
شماره ۲ در تهران عرضه می‌شود با هزینه مناسب شماره‌ای مستقل حرفه‌ای در
اختیار هر یک از اعضای خود قرار دهید. «دفتر شما» این امکان را نیز
برای اعضای شما فراهم می‌کند که چنان چه قادر به پاسخگویی به تلفن همراه خود
نبودند، تماس به این شماره دایوت شود. تماس‌گیرنده
می‌تواند در صورت عدم پاسخگویی به صندوق صوتی‌تان وصل می‌شوند.
۲٫ اینترانت
راه‌اندازی کنید. نظر به این که کارکنان شما برای کار کردن در یک مکان جمع نمی‌شوند،
باید ارتباط میان اعضا را تسهیل کنید و این حس را به آنها القا کنید که درست است
از هم دوریم، اما همه اعضای یک تیم‌ایم. اینترانت
هر دوی این شرایط را ایجاد می‌کند. تیم مجازی‌تان را به هم مرتبط می‌کند و تبادل
اطلاعات را سرعت می‌بخشد.
۳٫ بسته
به نیاز، در مکانی غیرکاری جلسه برگزار کنید. «دفتر شما» برای این منظور
اتاق در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد. شما میتوانید از کافی شاپ‌هایی که Wi-Fi و فضای کافی دارند نیز برای
برگزاری جلسات غیررسمی استفاده کنید.
۴٫ برای
تقویت روحیه تیمی رویدادهایی برگزار کنید. رویدادهای حضوری برای یادآوری به کارکنانتان که تنها نیستند و بخشی از
یک تیم هستند ضروری است. این رویداد می‌تواند خیلی ساده در حد یک ناهار با اعضای
تیم در منزلتان باشد و یا به شکلی حرفه‌ای در قالب یک برنامه آموزشی.
۵٫ از
سرویس منشی حقیقی«دفتر شما» استفاده کنید. سرویس منشی حقیقی «دفتر شما» کسی- یا
گروهی- است که به صورت دورکار به سیستم تلفن شما متصل می‌شود و با پاسخگویی حرفه‌ای
به تماس‌های شما این احساس را به تماس‌گیرنده القا می‌کند که در محل شرکت در حال
پاسخگویی به تماس‌هاست. از دیگر خدمات منشی‌های حقیقی پاسخگویی به تماس‌ها، برنامه‌ریزی
قرارهای ملاقات و پیغام گرفتن در هر زمان که شما بخواهید است. «دفتر شما» علاوه بر عرضه
خدمات منشی حقیقی، سرویس منشی مجازی و یا تلفن گویا نیز عرضه می‌کند. بدین صورت که وقتی
مشتری‌هایتان با شماره اختصاصی شما تماس می‌گیرند، بعد از شنیدن پیام صوتی از پیش
ضبط شده، به داخلی‌های شرکت شما راهنمایی می‌شوند. در این مرحله مشتریان با شماره‌گیری
داخلی مورد نظرشان به موبایل و یا شماره ثابتی که شما برای آن داخلی تعریف کرده
اید متصل می‌شوند. در صورتی که در آن زمان امکان پاسخگویی برای شما وجود نداشته
باشد، آنها به طور خودکار به صندوق صوتی وصل خواهند شد.
۶٫ ارتباطی
مداوم و بی‌رودربایستی داشته باشید. برای رهبری تیم مجازی‌تان باید مدیریت
قدرتمندی داشته باشید. انتظارهای خود را خیلی شفاف به کارکنانتان بگویید. خاطرجمع شوید که از خط مشی‌تان درمورد
حقوق، بیمه و مرخصی آگاه هستند.
۷٫ حرفه‌ای
حقوق دهید. پرداخت حقوق باید دقیقاً به همان شکلی باشد که در یک دفتر سنتی است.
۸٫ کارکنان
تازه استخدام‌شده را از نزدیک ببینید و به آنها خوشامد بگویید. هر زمان که مقدور
بود، کارکنانتان را پیش از آن که به تیم اضافه شوند از نزدیک ملاقات کنید. افرادی
که مناسب دورکاری هستند ویژگی‌های خاصی دارند، بنابراین اطمینان حاصل کنید فرد
جدید از آن ویژگی‌ها برخوردار باشد. همچنین
باید بدانید که آیا در منزل فضا و امکانات لازم را برای کار مورد نظر دارند یا خیر.
۹٫ تصویری
حرفه‌ای از خود به نمایش بگذارید. داشتن وبسایت می‌تواند برای کسب و کار خانگی تان تصویر قدرتمندی در انظار عمومی ایجاد کند. توضیحاتی درباره تمامی
اعضای تیمتان، اطلاعاتی درباره تیمتان و خدماتش، دستاوردهایش و اطلاعات تماس برای
مشتریان کنونی و احتمالی را بر روی وبسایتتان قرار دهید.
۱۰٫ روابط
عمومی و بازاریابی را جدی بگیرید. یک برند قدرتمند و جذاب و تصویری که کسب و
کارتان به نمایش می‌گذارد برای موفقیت کسب و کار خانگی تان ضروری است. باید این باور را به مشتریانتان القا کنید که شما
بهترین راهکار را برای مشکلاتشان در اختیار دارید.
با خدماتی که «دفتر شما» عرضه می‌کند، میتوانید کسب
و کار خانگی‌تان را به شکلی حرفه‌ای مدیریت کنید و دیگر بابت این که کسب
و کارتان خانگی است احساس محدودیت و شرمندگی نکنید.
کسب و کار جدید
موفقیت استارتاپ ها هیچ نسخه ی تضمین شده ای ندارد اما برنارد شونر اعتقاد دارد اعضای تیم شما می توانند باعث موفقیت یا شکست استارتاپ شما شوند. شونر که دکترای خود را از ام آی تی گرفته و یکی از مؤسسین استارتاپ ThingMagic بود، شرکت خود را در سال ۲۰۱۰ به Trimble Navigation فروخت. تیم ThingMagic در ابتدا ۵ مؤسس داشت. اما زمانی که شرکت فروخته شد، به گفته ی شونر تنها دو نفر از آنها باقی مانده بودند. این باعث شد وی بیشتر در مورد پویایی تیم ها تحقیق کند.
او می گوید: «نقش های خاصی در هر شرکت یا استارتاپ فناوری هست که که فکر می کنم اگر احتیاط بیشتری در مورد آنها به خرج دهید، شانس موفقیتتان افزایش می یابد. با اینکه برخی از شرکت ها حتی با یک یا دو نفر آغاز به کار می کنند، شونر می گوید ۶ تیپ شخصیتی اصلی وجود دارد که به عقیده ی او تیم خوبی می سازند. اعضای تشکیل دهنده ی تیم رویایی شونر به قرار زیر هستند.
شونر می گوید: «به نظرم این در فضای استارتاپ های حوزه ی فناوری تقریباً پذیرفته شده است که بهتر است یک نفر با دانش فنی بالا داشته باشید. کسی باید وجود داشته باشد که رهبری فنی تیم را بر عهده بگیرد».
شونر اعتقاد دارد داشتن کسی که کارها را سرپرستی کند اهمیت زیادی دارد. این فرد معمولاً مدیرعامل است. او می گوید: «در تیم های مؤسسی که تعدادشان بیشتر است، اینکه مثلاً پنج نظر متفاوت و با وزن برابر داشته باشیم می تواند کمی دردسرساز شود. دموکراسی خوب است، اما نه برای یک استارتاپ. لزوماً لازم نیست همیشه حق با رهبر یا مدیرعامل باشد، اما خوب است وی شخصیتی مناسب برای رهبری داشته باشد که دیگران حرفش را بخوانند».
شونر می گوید این همان کسی است که اغلب در استارتاپ های جوان غایب است، اما تأکید می کند که داشتن فردی با تجربه در تیم اهمیت زیادی دارد.
او می گوید: «کسی که واقعاً صنعت مورد نظر را بشناسد می تواند ارزش بسیار زیادی داشته باشد. این نوع آدم ها فقط به دنبال چیزهای جذاب یا تازه نیستند. بلکه این تجربه را دارند که بفهمند در یک صنعت به خصوص، به چه چیزی نیاز است».
شونر که اعتقاد دارد متخصصین جوان حوزه ی فناوری اغلب از ارزش یک کارشناس فروش در تیم خود بی اطلاع اند، در این باره می گوید: «متخصص فروش کسی است که نه تنها با صنعت مورد نظر آشنایی دارد، بلکه خوب می داند چطور آن را به مشتری بفروشد. وقتی سعی داریم دیگران را به پرداخت پول ترغیب کنیم، دیگر موضوع بر سر فناوری نیست؛ بلکه بر سر این است که چه ارزشی می توانیم برای مشتری فراهم کنیم».
سوپراستار استارتاپ شما به عقیده ی شونر می تواند همان نابغه یا مدیر عامل شرکت باشد. به هر صورت او کسی است که می تواند دیگران را متوجه شرکت شما کند.
شونر در این باره می گوید: «این همان کسی است که باید استراتژی خود را حول وی تدوین کنیم. او همان است که شما به کنفرانس ها و جلسات مختلف خواهید فرستاد».
نگه داشتن حساب هزینه ها، مخصوصاً وقتی هنوز محصولی روانه ی بازار نکرده اید اهمیت زیادی دارد. شونر می گوید: «داشتن یک شخصیت مالی مهم است. شما به کسی نیاز دارید که از پس اعداد و ارقام به خوبی بر بیاید». با این حال، اگر هنوز در مرحله ای نیستید که بتوانید از پس هزینه های شش نفر بر بیایید، در صورتی که حد اقل یکی دیگر اعضای تیم شم مدیریت مالی داشته باشد، می توانید به توصیه ی شونر این مورد را از فهرست خود حذف کنید.
در این عصر دفترهای کار بدون کاغذ و اسناد دیجیتالی، شاید فکر کنید
دستگاه فکس نیز باید کم کم بازنشسته شود. اما ارسال اسناد با فکس همچنان بخشی
جدانشدنی از کسب و کارها برای برخی از اسناد، مانند قراردادها، و
در برخی از بخش‌ها، مانند روابط عمومی، است.
خدمات فکس اینترنتی «دفتر شما»
امکان ارسال و دریافت فکس را بدون کوچک‌ترین نیاز به
دستگاه فکس فراهم کرده است. با استفاده از این سرویس، میتوانید هر سندی را که روی
کامپیوترتان ایجاد می‌کنید از طریق ایمیل یا وب به دستگاه فکس موردنظر خود
بفرستید. در این سرویس پیوست‌های خروجی ایمیل به فکس تبدیل می‌شوند و فکس‌های
ورودی به پیوست ایمیل.
فکس اینترنتی نوعی سرویس میزبانی‌شده است. بدین معنا که نیازی نیست شما سرورهای فکس،
مودم و نرم‌افزارهای خاص را خریداری و نصب کنید. در عوض، با اشتراک در سرویس فکس اینترنتی «دفتر شما» میتوانید
از مزایای این خدمت بهره‌مند شوید.
برای دریافت فکس بر روی کامپیوترتان:
۱٫ «دفتر شما» یک شماره فکس اینترنتی در اختیار شما
قرار می‌دهد.
۲٫ فرستنده
آن شماره را می‌گیرد و فکس را از یک دستگاه فکس عادی ارسال می‌کند.
۳٫ «دفتر شما» فکس را دریافت، آن را به پیوست ایمیل
تبدیل و به آدرس ایمیلتان ارسال می‌کند.
شما نیز برای مشاهده فکس تنها کافی است فایل پیوست‌شده را
باز کنید. از آنجا که برای استفاده از این سرویس تنها به ایمیل نیاز دارید، میتوانید
از هر جا که هستید حتی با تلفن همراهتان فکس را دریافت کنید.
برای ارسال فکس نیز کافی است از طریق ایمیل سند موردنظر
را به همراه شماره فکس موردنظر برای اپراتور خود در «دفتر شما»
بفرستید و ارسال و اطمینان از دریافت فکس را به وی
بسپارید.
اگر کسب و کار جدیدی راه‌اندازی کرده‌اید استفاده از سرویس منشی تلفنی تصمیم مهمی برای شما خواهد بود. این سرویس می‌تواند در انجام بسیاری از کارهای اولیه کمکتان کند و فایده‌های بسیاری داشته باشد.
پیش از این که جلوتر برویم، اول ببینیم سرویس منشی تلفنی چیست و به چه کار شما می‌آید. در این سرویس فردی امور دفتری شما را از
راه دور رسیدگی می‌کند و برای پاسخگویی به تماس‌هایتان نیازی نیست در دفتر کار شما
حضور داشته باشد.
روش کار سرویس منشی تلفنی چیست؟
از آنجا که در این سرویس منشی از راه دور با شما همکاری
می‌کند، از نرم‌افزارهای ویژه‌ای استفاده می‌کند که از طریق آن با کامپیوتر و
سیستم تلفن شما در ارتباط است. با این کار تماس‌های ورودی شما به منشی منتقل می‌شود.
او می‌تواند پیغام تماس‌گیرنده را بگیرد و آن را به فرد مورد نظر در شرکتتان
برساند.
این سرویس هر زمان که آن را به کار اندازید کار می‌کند و
هر زمان که آن را از کار بیندازید خاموش می‌شود. سرویس منشی‌تلفنی می‌تواند تنها در ساعات استراحت شما و زمانی که خارج از دفترتان هستید
کار کنند و یا کلاً تمامی تماس‌هایتان را مدیریت کنند. چند نمونه از مواردی که می‌توان
از این سرویس بهره برد:
وکیل‌ها- زمانی که در دادگاه و خارج از دفتر کارتان هستید
میتوانید از سرویس منشی تلفنی استفاده کنید.
دندان‌پزشکان- وقتی بیمار دارید میتوانید از سرویس منشی
تلفنی استفاده کنید. او قادر است قرارهای شما را برنامه‌ریزی کند و برای
یادآوری با شما تماس بگیرد.
کسب و کارهای کوچک- در هر کسب و کار کوچکی میتوانید در زمان‌های پرمشغله خود ازسرویس منشی
تلفنی استفاده کنید.
این‌ها تنها چند نمونه از موارد استفاده از سرویس منشی تلفنی در حرفه شما هستند.
دلایلی برای استفاده از سرویس منشی تلفنی
آیا می‌دانستید که حدود ۷۵% از تماس‌‌گیرندگان با کسب
و کارهای جدید یا کوچک پس از وصل شدن تماس به پیغامگیر تلفن را قطع می‌کنند؟
۷۵%
رقم بالایی برای از دست دادن فرصت‌هایی است که می‌توانند کسب و کار شما را یک پله
بالاتر ببرند.
با داشتن منشی مجازی، میتوانید درصد تماس‌های قطع‌شده به
شرکتتان را به صفر نزدیک کنید. مادامی که از سرویس منشی تلفنی خود به درستی استفاده کنید، دیگر چنین فرصت‌هایی را از دست نمی‌دهید.
وقتی یک فرد و نه پیغامگیر به تماس پاسخ می‌دهد می‌تواند خدمات به مراتب بهتری را
به مشتری عرضه کند.
داشتن منشی تلفنی در مقایسه با شرایطی
که خودتان یک تنه تمام وظایف را انجام دهید وجهه حرفه‌ای‌تری به شما و کسب و
کارتان می‌بخشد. زمان بیشتری برایتان باقی می‌ماند و می توانید به مراجعان و
مشتریانتان بهتر رسیدگی کنید.
در کنار این دلایل، و در مقایسه با یک منشی در شکل سنتی‌اش،
استفاده ازسرویس منشی تلفنی باعث صرفه‌جویی در هزینه‌هایتان می‌شود،
چرا که هزینه آن حدود ۲۰% هزینه یک منشی معمولی است، اما با همان خدمات و حتی گاهی بیشتر.
اگر به دنبال راهی برای عرضه خدمات بهتری به مشتریانتان و
توسعه کسب و کار جدید یا باسابقه‌تان هستید، در فکر استفاده از
سرویس منشی تلفنی از «دفتر شما» باشید.
اجاره اتاق در تهران به صورت ساعتی برای جلسات کاری شما
با استفاده از خدمات فضای اداری "دفترشما"، جلسات خود را در تهران به راحتی برگزار کنید.
به علت اهمیت شهر تهران اغلب شرکت ها سعی به حظور به شکل های مختلف در پایتخت را دارند. این حظور سنتا به شکل خرید، اجاره دفتر و یا اجاره اتاق در تهران بوده است. البته با پیشرفت صنعت فناوری اطلاعات، ارائه خدمات دفتر کار مجازی همانند بسیاری از کشورهای دنیا میسر شده است. خدمات دفترکارمجازی بیش از بیست سال است که در دنیا به شکل های مختلف در حال استفاده و بهره وری توسط کسب و کارهای کوچک و بزرگ می باشد.
از مزایای خدمات دفتر کار مجازی می توان به چهار مورد زیر اشاره کرد:
- کاهش قابل توجه هزینه ها در مقایسه با روش های سنتی.
- ارتباط دائم از طریق خط تلفن ثابت (در شهر تهران) و پاسخگویی توسط منشی حقیقی.
- استفاده از سرویس تلفن گویا، فکس اینترنتی و صندوق صوتی بدون نیاز به خرید تجهیزات.
- امکان برگزاری جلسات کاری در محیط کاملا اداری (در شهر تهران).
دفترشما با بیش از پنج سال تحقیق و توسعه و ارائه خدمات دفتر کار مجازی این امکان را برای مشترکین خوب خود قائل می شود که بدون نیاز به خرید و یا اجاره اتاق در تهران بتوانند به سادگی و به شکلی حرفه ای حظوری موثر را در پایتخت با هزینه اندک، تجربه کنند. در نتیجه با پایین آوردن هزینه ئ در عین حال حفظ اصول کسب و کار حرفه ای، به مشتریان خود ارائه خدمت کنند.
شما میتوانید به راحتی بسته فضای اداری خود را از روی سایت دفترشما بر اساس مقدار ساعت مورد نیاز خود انتخاب کنید و بعد از تکمیل مدارک خود از فضاها و اتاق های مدیریت و کنفرانس دفترشما در شهر تهران بهره مند شوید.